Muitos projetos acabam não pela falta de competência da equipe de desenvolvimento ou pela pouca relevância de seu objetivo. Existe um fator crucial que deve estar presente na etapa de planejamento e execução de qualquer projeto: a gestão de riscos. Enquanto o planejamento do projeto lida com os aspectos previsíveis, a gestão de riscos o complementa buscando preparar a equipe para eventos possíveis, mas que não trazem a certeza de sua ocorrência.
Um risco pode ser definido como um evento incerto que, caso ocorra, irá gerar impactos positivos ou negativos. Importante notar que, por ser incerto, ele possui uma probabilidade de ocorrência, diferente de uma certeza, quando sabemos que o evento irá acontecer. Normalmente, ele é descrito combinando uma causa e uma consequência, tendo ainda parâmetros que detalham cada uma das duas coisas. Um exemplo de risco é: Atraso de 1 semana na entrega da matéria prima, gerando o estouro no prazo de entrega do produto acabado em 2 dias.
Existem diferentes formas de lidar com os riscos dentro do contexto de um projeto. Uma forma interessante é dividir sua análise e gestão em 4 pilares. Importante citar que o uso da palavra “pilares” e não “etapas” vem em função de que não existe, necessariamente, uma sequência linear unidirecional. Em outras palavras, a qualquer momento da execução da gestão de risco de um projeto, pode-se realizar ações que são típicas de seus momentos iniciais. Os pilares são:
1. Identificar riscos: Aqui o objetivo é registrar quais os riscos, negativos e positivos, aos quais o projeto está submetido. Quanto maior for a clareza do desafio e contexto, bem como quanto mais diverso os olhares, melhor será o resultado. Formas comuns de se identificar riscos podem ser: análise de cenários de mercado, análise de documentos internos, pesquisa com usuários, opinião de especialistas e o aprendizado acumulado pela equipe.
2. Analisar riscos: Após identificados, os riscos devem ser analisados para a tomada de decisão quanto a forma de responder (ou não) a eles. Aqui também é importante envolver múltiplos olhares, visto que os possíveis impactos de um risco podem atingir de maneira distinta pessoas ou setores diferentes. Dois parâmetros básicos para serem analisados para cada um dos riscos são o impacto e a probabilidade de ocorrência, podendo ser usadas as escalas qualitativas (baixo, médio, alto) ou quantitativas (valor numérico).
3. Definição de respostas: Uma vez identificados e analisados os riscos, deverão ser planejadas as formas de resposta, que podem ocorrer nos seguintes momentos: 1) Antes de sua ocorrência, com o objetivo de eliminar ou diminuir seu impacto/probabilidade; 2) Depois de sua ocorrência, de modo a conter os seus efeitos; e 3) Em ambos os momentos. Existe também a possibilidade de não responder aos riscos, seja pela impossibilidade ou pela relação custo/benefício desfavorável.
4. Monitoramento de riscos: Com os riscos identificados, analisados e com suas respostas planejadas, o responsável por eles deverá monitorar ao longo do tempo para avaliar a existência de novos riscos, mudança de premissas iniciais e aplicação das respostas. Neste momento é fundamental a atribuição clara de papéis, consistência do monitoramento e capacidade de ajuste do plano original.
É impossível prever tudo o que pode acontecer durante a execução de um projeto, e a gestão de risco é uma maneira de tornar mais gerenciáveis os aspectos que podem diminuir os resultados a serem obtidos ou até mesmo decretar o fim de uma iniciativa com objetivo relevante!